Sistema de Abastecimiento Digital

- Nombre de la Entidad: Servicio Nacional de Aduanas

- País: Chile

- Nombre de la persona de contacto: Daniela Veliz López

- Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

- Fecha de implementación: 2021-2022

- Categoría: Innovación en la implementación de nuevas tecnologías y herramientas digitales

- A quién estuvo dirigida la iniciativa: 

A las unidades requirentes de compras y a los ejecutivos de compras del Departamento de Bienes y Servicios de la Dirección Nacional de Aduanas de Chile.

- Descripción:

El sistema de abastecimiento digital, es una herramienta tecnológica implementada el año 2022 en el Servicio Nacional de Aduanas. Esta herramienta ha permitido generar los requerimientos de compras de forma 100% online para todas las unidades requirentes de la Dirección Nacional de Aduanas, pudiendo acceder desde un pc, Tablet o teléfono móvil. Abarca todo el proceso de contratación, incluyendo a las unidades requirentes, los ejecutivos de compras, el área jurídica y las autoridades firmantes.

- Explique brevemente la necesidad que dio sustento al diseño y ejecución del caso:

Antes del sistema de abastecimiento digital, todo se tramitaba mediante documentos físicos, donde las unidades requirentes firmaban un formulario indicando el bien o servicio que requerían, y adjuntando los antecedentes técnicos y económicos para la compra. Luego, este documento era llevado por un funcionario al Departamento de Bienes y Servicios quienes tramitaban la solicitud. Todo era de forma manual y en papel. Esta forma de trabajar ralentizaba los procesos de compra, perdiendo al menos dos días en el envío y recepción de documentos, teniendo dificultades en la trazabilidad de los requerimientos, no teniendo certezas tampoco del estado y flujo de las compras. La debilidad y riesgo que presenta la tramitación documental en documentos físicos nos llevó a generar el proyecto e innovar en el proceso de contratación, incorporando tecnología a nuestro trabajo.

- Describa como se llevó a cabo la implementación:

Para la implementación de esta solución tecnológica, se contrató a la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso, quienes con sus profesionales desarrollaron el sistema. Una vez contratado, realizamos la reunión inicial donde pudimos plantear la necesidad y la solución esperada, intercambiando toda la información necesaria que daba cuenta de la forma en que trabajábamos. Este trabajo mancomunado, nos permitió levantar todos los procesos y procedimientos, haciendo una revisión de las actividades que componen cada etapa, siendo también una oportunidad de mejora, optimizando las gestiones involucradas, eliminando algunos pasos que no eran un aporte al sistema. Este trabajo duró seis meses, donde la Universidad nos fue entregando propuestas de maquetas, flujos, prototipos, y diagramas, para ir revisando y definiendo la mejor propuesta.

- Metodología: Describa fases, actividades, herramientas utilizadas y otra información relevante:

En cuanto a la metodología, esta se compuso de reuniones, informes, levantamiento de procesos, y pruebas. Se generó un sitio web de prueba, donde pudimos ir probando cada tipo de compra y su flujo: convenio marco, licitación pública, privada y trato directo. En cada prueba que hicimos íbamos revisando si era fácil y entendible el sistema para todo usuario, o si debíamos hacer algún cambio para que fuera mejorado. Esta herramienta era nueva para todos, por lo que fue fundamental la etapa de prueba donde también las unidades requirentes que seleccionamos pudieron darnos su retroalimentación y opinión sobre el sistema web. La gestión del cambio fue la mayor dificultad que se nos presentó. Tuvimos algunas dificultades al inicio, dado que esta innovación representaba abandonar el papel y pasar a usar una herramienta digital que era desconocida, y diferente a lo que se venía usando. Sin embargo, con el tiempo los funcionarios se fueron adaptando y viendo los aspectos positivos del sistema lo que hoy nos llena de satisfacción.

- Resultados:

Dentro de los resultados importantes obtenidos, está el cero papel, aplicar la política gubernamental de Chile de modernización del Estado, la reducción de los plazos administrativos del proceso de contratación, la inmediatez de los requerimientos, pasando de tres días de tramitación a horas, donde se recibe el requerimiento digital se analiza y decide si acepta o rechaza. Esto antes tomaba tres días. En unos pasos sencillos, con datos abiertos es posible generar el requerimiento y posteriormente tramitar los actos administrativos en el sistema incluida la firma final. Estos resultados, se materializan en que hoy las unidades requirentes destinan menor tiempo a efectuar sus solicitudes de compra, pueden hacer seguimiento online en todo momento para ver la etapa en que va su compra, contando con alertas que dan cuenta de los pasos que se van realizando, pudiendo acceder de manera, fácil y universal.

- Impacto:

El sistema de abastecimiento digital cuenta con un dashboard y reportabilidad que permite acceder y solicitar determinados reportes, que muestran la cantidad de transacciones realizadas, los montos, diferenciando el mecanismo de compra, el tiempo que cada unidad interviniente demoró en realizar determinada actividad, y cuanto plazo en total tomo el proceso de compra. Estos indicadores y cifras, nos ha permitido acceder a información relevante en tiempo real que antes no teníamos acceso, por cuanto requería revisar todos los documentos en papel para hacer este análisis. Uno de los incentivos del uso de este sistema era precisamente saber cuánto nos demoramos en comprar, y ver las brechas posibles de trabajar y reducir, a fin de entregar una mejor calidad y experiencia usuaria a nuestros requirentes.

- Link: 

https://www.sgbsaduana.cl/

https://www.youtube.com/watch?v=zQmaJ6y772A