- Nombre de la Entidad: Dirección General de Contrataciones Publicas
- País: República Dominicana
- Nombre de la persona de contacto: Carlos Ernesto Pimentel Florenzan
- Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
- Fecha de implementación: 2020 – Actualmente.
- Categoría: Gestión del cambio institucional, visión estratégica y cultura de innovación
- A quién estuvo dirigida la iniciativa:
La iniciativa formó parte de un proceso de transformación digital integral de la agencia gubernamental. Mediante el diseño e implementación de la factoría de innovación se ha creado un espacio para que el departamento de tecnología de la información y comunicación cuente con el brazo ejecutor de las solicitudes de mejora y creación de herramientas y soluciones tecnológicas, pero también se busca implementar una cultura de innovación en todas las áreas de la organización.
Por tanto, la iniciativa estuvo dirigida a la dirección del sistema nacional de compras electrónicas, al departamento de tecnología de la información y comunicación, y a todos los departamentos internos que deben implementar soluciones tecnológicas y mejoras a procesos institucionales.
- Descripción:
La factoría de innovación es un especio creativo, abierto y participativo que sirve de soporte a los procesos de innovación de la Dirección General de Contrataciones Públicas.
La factoría está ya integrada al organigrama de la institución mediante una resolución emitida por el Ministerio de Administración Pública. Es ella se combinan tres elementos fundamentales:
• Marco legal: Se crearon las políticas de innovación y el reglamento de innovación de la institución mediante resolución de la dirección general.
• Equipo: Existe un comité de innovación institucional, creado mediante resolución donde están presentes las unidades más estratégicas de la organización: Dirección General, Consultoría Jurídica, Asesoría TIC, Planificación y Calidad, Tecnología de la Información, Normas y Procesos y Atención al Usuario, Gestión del SNCP
• Proyectos: A factoría también cuenta con un equipo de desarrollo compuesto por un líder de proyecto, desarrollador fullstack, diseñador UX-UI y tester.
- Explique brevemente la necesidad que dio sustento al diseño y ejecución del caso:
Desde el inicio de la actual gestión en agosto del 2020, se definió la necesidad de hacer uso eficiente e inteligente de las nuevas tecnologías exponenciales. Es decir, aplicar ciencia de los datos e inteligencia artificial para mejorar los servicios y procesos de la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP). Es por eso que se inició con un primer proyecto piloto llamado Sistema de Seguimiento y Alertas de las Compras que permitió prevenir y detectar algunas acciones y procesos que no cumplieran con la ley y del debido proceso. El éxito de este primer proyecto dio origen a la creación e implementación del Laboratorio o Factoría de Innovación de la DGCP llamado INNOVACOMPRAS.
Desde el inicio, se definió el objetivo de modernizar la DGCP mediante procesos de innovación y de una cultura de calidad que mejore los servicios de la institución y que controle las compras públicas para que puedan realizarse conforme a la ley y con altos niveles de eficiencia y eficacia.
- Describa como se llevó a cabo la implementación:
La implementación de la factoría se realizó mediante un trabajo de todos los grupos de interés interno. Es una iniciativa de la dirección general, coordinada por la asesoría de transformación digital e innovación, y soportado por diversos departamentos, como: consultoría jurídica, planificación, tecnología y atención al usuario. Se realizó un diseño de la factoría y un lanzamiento oficial. En el proceso de implementación se discutieron de manera extensa y luego se aprobaron las políticas de innovación y el correspondiente reglamento. Además, se contrató un equipo de desarrollo de soluciones tecnológicas compuesto por seis personas encargadas de construir e implementar las soluciones innovadoras definidas por los diferentes departamentos y unidades de la institución. También se oficializó la factoría mediante una nueva estructura de organigrama para que pueda enmarcarse dentro de las innovaciones que se están implementando a lo interno.
- Metodología: Describa fases, actividades, herramientas utilizadas y otra información relevante:
El proyecto de diseño e implementación de la factoría de innovación se realizó en diferentes fases o etapas, utilizando una metodología de gestión ágil de proyectos tipo SCRUM. Se utilizaron las herramientas de gestión de proyectos que tiene Microsoft, y las herramientas Trello y Monday para algunas etapas específicas. A continuación, un resumen de dichas etapas:
1. Diseño. En esta etapa, se analizó la visión de la nueva gestión, en la persona de su director general y su equipo gerencial, para concretizar los pasos que debían ejecutar para construir un espacio de innovación que permitiera modernizar, con un enfoque de mejora de servicios, la DGCP. En esta fase se levantaron los requerimientos que sirvieron de base para la estructuración del plan de desarrollo e implementación de la factoría de innovación, INNOVACOMPRAS:
1.1. Levantamiento de requerimientos.
1.2. Verificación de requerimientos.
2. Prueba piloto. Es esta etapa se construyó el primer producto de la factoría que consistió, en un principio, en un sistema de alertas para monitorear los procesos de compras y contrataciones que asegurara la prevención de incumplimientos de acuerdo a la ley de compras y sus correspondientes reglamentos y resoluciones.
2.1. Definición del equipo de desarrollo.
2.2. Desarrollo de la solución tecnológica.
2.3. Prueba e implementación de la solución.
2.4. Mantemimiento y desarrollo de nuevas versiones y mejoras.
3. Definición de marco normativo. En esta fase se constituyó el comité de innovación de la DGCP. Se definieron los miembros y se le dio soporte jurídico y normativo a la nueva iniciativa.
3.1. Establecimiento del comité de innovación.
3.2. Elaboración y aprobación de las políticas de innovación.
3.3. Elaboración y aprobación del reglamento de innovación.
4. Implementación.
4.1. Lanzamiento de INNOVACOMPRAS
5. Mantenimiento y operaciones. Ahora la factoría trabaja con diversos proyectos, mencionados en este documento, como parte de sus labores cotidianas, a requerimiento de diversos departamentos y unidades de la institución.
- Resultados:
La factoría de innovación ha logrado implementar una cultura de innovación en toda la organización. Eso ha impulsado el desarrollo de soluciones innovadoras que mejoran el servicio que se ofrece a los usuarios ciudadanos del país, en especial las unidades de compras y los proveedores del estado. Se han implementado más de 10 proyectos, grandes o pequeños, que impactan un amplio espectro de requerimientos de mejora, que van de automatización de procesos en el departamento de recursos humanos hasta la aplicación de mejoras importantes en el Portal Transaccional de Compras Públicas. Actualmente, la factoría aplica más de 150 mejoras funcionales y operativas de dicho sistema electrónico de compras. En el futuro, se trabajará en el nuevo sistema electrónico de compras y contrataciones de la república dominicana.
- Impacto:
o Proyectos de desarrollo de aplicaciones.
o Sistema de Alerta Preventiva y Reactiva o Portal de Datos Abiertos o Sistema Integral de Datos
o Sistema de Precios con Inteligencia Artificial
o LiciCompras
o Sistema de Inteligencia Artificial para Analisis Cualitativo y Documental o Desarrollo de la Iniciativa para compras rápidas y eficientes - Eficompras RD
o PubliCompras RD o APP de Compras.
o Sistema de Recursos Humanos para registro de permisos y solicitudes administrativas de personal. o Nuevas versiones del portal transaccional.
o Plataforma de consulta sobre la nueva ley de compras y contrataciones públicas.
o Mejora en la experiencia de atención al usuario.
o Mejora de un 30% en la percepción de calidad de atención al usuario.
o Trazabilidad de los requerimientos, quejas y sugerencias de los usuarios: unidades de compra y proveedores del estado.
o Mejora en cultura de innovación.
o Taller de Design Thinking para los líderes de la institución.
o Charlas y eventos de formación y promoción de las iniciativas desarrolladas e implementadas.
o Mejora en los indicadores de madurez digital de la organización.
- Link:
https://www.instagram.com/p/CsoEZV4AC-I/?hl=es-la
https://api.dgcp.gob.do/opendata/ImagenesInnova.zip