A quién estuvo dirigida la iniciativa:
El Sistema de Administración Tecnológica de Compras (ATCOM) está dirigido principalmente a la Dirección General de Compras y Operaciones Patrimoniales de la Secretaría de Administración del Gobierno del Estado de Tamaulipas, responsable de gestionar los procedimientos de adquisiciones de las dependencias y entidades estatales.
Asimismo, la herramienta tiene potencial de implementación en otros niveles de gobierno, incluyendo el ámbito municipal y organismos públicos descentralizados que realizan sus propios procesos de compra, ampliando así su alcance como solución replicable en la gestión pública.
Descripción:
ATCOM es una aplicación móvil y web desarrollada como una solución tecnológica para optimizar y transparentar los procesos de compras públicas en el estado de Tamaulipas. Construida sobre la plataforma no-code AppSheet, permite automatizar la elaboración de contratos, gestionar el padrón de proveedores, emitir alertas y verificar información clave, incluyendo la ubicación física de los proveedores.
El sistema integra funcionalidades orientadas a la prevención de la corrupción, mediante mecanismos de detección de irregularidades como conflictos de interés o participación de empresas observadas por autoridades fiscales. Además, facilita la captura de información a través de interfaces intuitivas, mejora la trazabilidad documental y centraliza datos estratégicos en una sola plataforma, contribuyendo a procesos más ágiles, seguros y transparentes.
Explique brevemente la necesidad que dio sustento al diseño y ejecución del caso:
La iniciativa surge ante la identificación de ineficiencias en los procesos de contratación, caracterizadas por el sobreprocesamiento en la elaboración de contratos, largos tiempos de espera y falta de interoperabilidad de la información. Estas limitaciones incrementaban el riesgo de errores, omisiones y posibles incumplimientos normativos.
Asimismo, existía el riesgo de participación indebida de servidores públicos como proveedores o de empresas con observaciones fiscales, lo que evidenció la necesidad de contar con un sistema que permitiera prevenir estas situaciones. Frente a este contexto, se planteó la creación de una herramienta digital que sistematizara los procesos de compras, fortaleciera los controles preventivos y mejorara la productividad institucional.
Describa como se llevó a cabo la implementación:
La implementación de ATCOM se realizó de manera ágil dentro de la Secretaría de Administración, particularmente en la Dirección General de Compras y Operaciones Patrimoniales, incluyendo la Dirección de Contratos y las áreas responsables del registro de proveedores.
El despliegue se completó en pocas semanas y se estructuró en tres etapas principales. En primer lugar, se activaron los accesos mediante correos institucionales y se brindó capacitación al personal sobre el uso del sistema. Posteriormente, se puso en marcha la herramienta para el registro inmediato de información, acompañada de sesiones de seguimiento para resolver dudas y asegurar su correcta utilización. Finalmente, se estableció un esquema de monitoreo continuo que permitió identificar áreas de mejora e implementar ajustes de forma iterativa, garantizando la evolución constante del sistema.
Metodología:
El desarrollo de ATCOM se basó en metodologías ágiles, combinando enfoques de Scrum y Kanban para asegurar flexibilidad, adaptación continua y entrega incremental de valor.
El proyecto se estructuró en cuatro fases: planificación y análisis de necesidades, donde se definieron los requerimientos y plantillas de contratos; desarrollo e implementación, utilizando AppSheet e integración con Google Workspace; despliegue y adopción, acompañado de capacitación al personal; y una fase de mejora continua, orientada a optimizar funcionalidades y fortalecer la detección de riesgos.
Entre las principales actividades destacan la automatización de contratos, la gestión integral del padrón de proveedores, la verificación de ubicaciones mediante herramientas como Google Maps y Street View, y la detección preventiva de irregularidades. La elección de una plataforma no-code permitió reducir costos, acelerar el desarrollo y facilitar la incorporación de mejoras sin requerir programación avanzada.
Resultados:
ATCOM ha logrado consolidarse como una herramienta clave en la gestión documental de compras públicas en Tamaulipas, destacando por la reducción significativa en los tiempos de elaboración de contratos y la mejora en la calidad de la información registrada. Desde su implementación, se han generado 1,029 contratos mediante el sistema, optimizando los procesos internos y permitiendo al personal enfocarse en tareas de mayor valor estratégico.
Asimismo, se han registrado más de 9,000 proveedores, conformando una base de datos amplia, confiable y en constante actualización. La plataforma también ha fortalecido la trazabilidad documental, facilitando el acceso a historiales y versiones previas, y ha mejorado la capacidad de generar reportes automáticos para el seguimiento y la coordinación institucional.
Adicionalmente, el sistema ha sido reconocido a nivel nacional, destacando el reconocimiento otorgado por Google y el Comité de Informática de la Administración Pública Estatal y Municipal (CIAPEM) durante el evento Google Day, donde se posicionó como un caso de éxito en innovación gubernamental.
Impacto:
La implementación de ATCOM ha generado impactos concretos en eficiencia operativa, productividad y control de riesgos. Se ha logrado una reducción de hasta el 75% en el tiempo de elaboración de contratos, duplicando la capacidad productiva del personal y permitiendo atender el 100% de los procedimientos de manera oportuna.
En materia de control, el sistema ha permitido identificar 94 empleados activos registrados como proveedores, así como 10 empresas con observaciones, fortaleciendo los mecanismos de prevención de conflictos de interés y asegurando el cumplimiento normativo.
En conjunto, estos resultados evidencian una mejora significativa en los indicadores de transparencia, calidad de la información y eficiencia institucional, consolidando a ATCOM como una herramienta innovadora que impulsa la modernización de la gestión pública y la integridad en los procesos de contratación.
Link:
https://drive.google.com/drive/folders/1VuyjO3O8_lPeunZhzS94JjrJ--Cs6Fem
https://workspace.google.com/intl/es-419/customers/gobierno-del-estado-de-tamaulipas/
https://ciapem.org/events/google-day-tamaulipas-estado-innovador/
https://www.tamaulipas.gob.mx/2023/05/se-lleva-a-cabo-evento-google-day-tamaulipas-estado-innovador/
https://www.youtube.com/watch?v=K0X31e_qaLY
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