Plataforma de Cotizaciones en Línea del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas de Panamá “PanamaCompra”

- Nombre de la Entidad: Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP)

- País: Panamá

- Nombre de la persona de contacto: Aída Martínez Mórtola

- Email:  Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

- Fecha de implementación: 2020 – Actualmente

- Categoría: Innovación en la implementación de nuevas tecnologías y herramientas digitales

- A quién estuvo dirigida la iniciativa: 

Es importante resaltar que la “Plataforma de Cotizaciones en Línea” puede ser aplicada en diversos sectores de la Administración pública, tales como gobernanza, salud, educación, etc. debido a su enfoque en la mejora de los procesos y la gestión de recursos en el ámbito de las compras y contrataciones públicas.    Esta plataforma ha sido diseñada con el propósito de incrementar la eficiencia y transparencia en los procesos de cotización y adquisiciones gubernamentales, aspectos directamente relacionados con la esfera de la gobernanza y del uso de los recursos públicos.

- Descripción:

La iniciativa "Cotizaciones en Línea" se orienta principalmente a los proveedores del Estado, y además a las entidades públicas compradoras y ciudadanos de Panamá.

Los proveedores tienen la oportunidad de participar en los procesos de cotización en igualdad de condiciones, lo que ha generado un incremento significativo en oportunidades de negocios y el número de proponentes.

Las entidades compradoras, en cambio, se benefician de un proceso de cotización más eficiente y transparente, lo que genera una mayor cantidad de oferentes por proceso y asegura la obtención del mejor valor por dinero invertido.

Además, la iniciativa beneficia a los ciudadanos de Panamá al fomentar la transparencia y eficiencia en las compras públicas. Al hacer el proceso de cotización más transparente y accesible, se garantiza que los fondos públicos se utilicen de la manera más eficaz y eficiente posible.

Finalmente, al ser una plataforma digital e innovadora, permite a la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) fiscalizar y gestionar de manera más efectiva los procesos de cotización del Estado.

- Explique brevemente la necesidad que dio sustento al diseño y ejecución del caso:

La implementación de la “Plataforma de Cotizaciones en Línea" se basó en la necesidad de mejorar la eficiencia, transparencia y accesibilidad en los procesos de cotización en las compras públicas. 

La herramienta surgió como una alternativa viable para resolver las necesidades apremiantes durante la pandemia del COVID-19 y ha demostrado ser una forma más expedita y eficiente de solicitar y recibir cotizaciones por parte de las entidades compradoras y de ofrecer nuevas oportunidades a los proveedores para venderle al Estado.

Además, fue diseñada para ser fácil de usar y accesible para todos los proveedores, independientemente de su tamaño o ubicación. Esto ha permitido que una gama más amplia de proveedores pueda participar en los procesos de cotización, lo que ha aumentado la competencia y ha llevado a mejores precios y productos para el Estado.

La plataforma también ha mejorado la transparencia en los procesos de cotización. Todos los proveedores pueden ver las solicitudes de cotización en línea y presentar sus ofertas. Una vez que se cierra el período de presentación de cotizaciones, el sistema abre todas las cotizaciones ingresadas y realiza un cuadro comparativo de estas, lo que permite a las entidades compradoras seleccionar la mejor oferta de manera justa y transparente.

Finalmente, la “Plataforma de Cotizaciones en Línea" ha demostrado ser una herramienta valiosa durante la pandemia del COVID-19, ya que ha permitido que los procesos de cotización continúen a pesar de las restricciones de movimiento y las medidas de distanciamiento social. Esto ha asegurado que las entidades compradoras puedan seguir adquiriendo los bienes y servicios que necesitan para operar de manera efectiva durante este período difícil.

- Describa como se llevó a cabo la implementación:

La frecuencia de compras menores hasta $10,000.00 que se realizaban, fue una de las razones por la cual se tomó la iniciativa de mejorar este proceso de adquisición, y fue así como se creó la “Plataforma de Cotizaciones en Línea”. Este proceso se ejecutaba a través solicitudes directas de cotizaciones mediante llamadas telefónicas o correos electrónicos a proveedores específicos, por lo que, al realizarse de forma discrecional, muchos proveedores interesados en contratar con el Estado en ocasiones ni se enteraban de la oportunidad de negocio. Cabe resaltar que estas compras menores representan más del 50% de las adquisiciones que realiza el país.

Todo este tema del estado de emergencia por la pandemia se llegó a maximizar durante este periodo, ya que las entidades continuaban comprando, y es ahí donde se detectan algunas falencias del sistema, por lo que la DGCP de Panamá buscó rápidamente una solución a la problemática, creando esta herramienta de Cotizaciones en Línea para promover la transparencia en las adquisiciones que se realizaban.

La implementación de la “Plataforma de Cotizaciones en Línea” se realizó a través del Portal "PanamaCompra". Durante el proceso, se habilitó una plataforma electrónica en la que las entidades compradoras pueden publicar sus solicitudes de cotización, y los proveedores registrados pueden acceder a estas solicitudes, presentar sus cotizaciones electrónicas y realizar el seguimiento de los procesos de cotización.

Esto se ha realizado de manera gradual y ha abarcado diferentes procedimientos de compras, como Compras Menores hasta $10.000, Procedimiento Excepcional de Contratación y Procedimiento Especial de Adquisiciones de Emergencia y el proceso de desabastecimiento crítico de medicamentos.

Además, se estableció un sistema para que todos los proveedores registrados en el sistema reciban una notificación (de acuerdo con su rubro) y puedan participar en las solicitudes de cotización. Este sistema también permite a las entidades compradoras realizar un seguimiento de las cotizaciones ingresadas y realizar un cuadro comparativo de estas.

- Metodología: Describa fases, actividades, herramientas utilizadas y otra información relevante:

La implementación de la herramienta se llevó a cabo en varias fases. Primero, se desarrolló la plataforma y se probó exhaustivamente para garantizar su funcionalidad. Luego, se realizó una campaña de sensibilización para informar a las entidades compradoras y a los proveedores sobre la nueva herramienta. Finalmente, se lanzó la plataforma y se recopilaron comentarios para realizar mejoras continuas, siendo una de estas mejoras la modificación a la reglamentación referente a la recepción de cotizaciones, ya que anteriormente era necesario recibir una cantidad determinada de cotizaciones dependiendo de la cuantía de la adquisición; ahora, aun cuando se haya recibido una (1) sola cotización, es posible seleccionar al proveedor siempre que este cumpla con las especificaciones técnicas establecidas por la entidad licitante.

Cabe resaltar que esto no es un procedimiento de selección de contratista, es solo para recibir cotizaciones y posteriormente generar la orden de compra del bien o servicio cotizado, luego de haber seleccionado al proveedor.

Todo esto se llevó a cabo el 19 de mayo como plan piloto y posteriormente hemos ido realizando mejoras al mismo para incrementar cada vez más la transparencia en la adquisición de bienes y servicios públicos.

- Resultados:

La implementación de la iniciativa "Cotizaciones en Línea" ha generado resultados significativos y cuantificables para el Estado panameño. Esta herramienta, implementada a través del Portal "PanamaCompra", ha transformado el proceso de cotización y adquisiciones gubernamentales, brindando beneficios clave en términos de eficiencia, transparencia, participación de proveedores y optimización de recursos públicos.

Aumento en la eficiencia: La herramienta "Cotizaciones en Línea" ha agilizado el proceso de solicitud y recepción de cotizaciones, eliminando la necesidad de realizarlo de forma manual.

Estas cifras demuestran la rapidez y eficiencia del proceso implementado y la confianza que genera la utilización de dicha plataforma.

Incremento en la transparencia: La implementación de esta herramienta ha mejorado significativamente la transparencia en los procesos de cotización, ya que transformaron un modelo de compras tradicional en el que las entidades invitaban a cotizar mediante llamadas telefónicas o por correo electrónico, sin que existiera un registro de las ofertas presentadas, ni la veracidad de estas, dejando la cotización sujeta a la discrecionalidad de la entidad contratante. Ahora, los proveedores pueden acceder a las solicitudes de cotización en línea y presentar sus ofertas de manera transparente. Además, el sistema realiza un cuadro comparativo de las cotizaciones ingresadas, lo que permite una selección objetiva y justa de la mejor oferta por parte de las entidades compradoras. Esta transparencia ha sido fundamental para generar confianza en el proceso y promover una competencia saludable.

Mayor participación de proveedores: La herramienta "Cotizaciones en Línea" ha brindado nuevas oportunidades a los proveedores para venderle al Estado. Esta mayor participación de proveedores ha fomentado la competencia, generando una mayor diversidad de ofertas para las entidades compradoras.

Optimización de recursos públicos: La implementación de la herramienta "Cotizaciones en Línea" ha contribuido a garantizar que los fondos públicos se utilicen de manera efectiva y eficiente. 

Continuidad durante la pandemia: La iniciativa "Cotizaciones en Línea" ha demostrado ser especialmente valiosa durante la pandemia de la COVID-19. A pesar de las restricciones y medidas de distanciamiento social, la herramienta ha permitido que los procesos de cotización continúen de manera ininterrumpida. Esto ha asegurado que las entidades compradoras puedan adquirir los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento durante este período crítico.

En resumen, la implementación de la iniciativa "Cotizaciones en Línea" ha generado resultados positivos y cuantificables en términos de eficiencia, transparencia, participación de proveedores y optimización de recursos públicos. La herramienta de Cotizaciones en Línea ha generado un aporte valioso para la economía nacional, ya que ha demostrado su impacto en la transformación de los procesos de cotización y adquisiciones del Estado panameño. Además, su relevancia durante la pandemia de la COVID-19 ha garantizado la continuidad de las operaciones gubernamentales en un entorno desafiante.

- Impacto:

La implementación de la herramienta "Cotizaciones en Línea" ha tenido un impacto positivo en la agilidad con la que se atienden las demandas de bienes, servicios y obras del Estado. También ha mejorado la eficiencia del proceso, ha brindado transparencia a través del acceso visible en el Portal "PanamaCompra" y ha aumentado las oportunidades para que todos los proveedores puedan venderle al Estado. Además, se destaca la incorporación de las cotizaciones en línea como un requisito para que las entidades hagan públicas sus solicitudes de cotización y seleccionen así la oferta más ventajosa para el Estado.

En atención al impacto en cifras, es importante resaltar que, en el año 2020, se contabilizaron 4,148 proponentes, cifra que aumentó significativamente. 

Actualmente, más de 43,000 proponentes participan activamente en este proceso, lo que evidencia el aumento en las oportunidades para venderle al Estado.

En el año 2020, se registraron 68,208 cotizaciones en línea, número que incrementó en años posteriores, registrándose 84,140 en el año 2021 y 79,040 en el año 2022. 

Actualmente, más de 47,000 cotizaciones en línea se han tramitado en lo que va del año 2023 en el portal “PanamaCompra”.

En total se han generado más de 270,000 cotizaciones en línea, representando un aporte económico de más de B/. 560,000,000.00 para la economía nacional. 

Estas cifras demuestran el impacto positivo en la optimización de recursos gracias a la Plataforma de Cotizaciones en Línea.

- Link: 

https://www.panamacompra.gob.pa/Inicio/#/cotizaciones-en-linea/cotizaciones-en-linea

https://www.youtube.com/watch?v=7glRraorgOc