- Nombre de la Entidad: Ministerio de Hacienda
- País: Costa Rica
- Nombre de la persona de contacto: Mike Villalobos Rojas
- Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
- Fecha de implementación: 2021 – Actualmente.
- Categoría: Innovación en reformas institucionales y/o marco regulatorio
- A quién estuvo dirigida la iniciativa:
A todos los sujetos que utilizan fondos públicos en sus adquisiciones, así como los sujetos privados que participan como oferentes y en general a la sociedad civil.
- Descripción:
En Costa Rica, desde 01 de mayo 1996 y hasta el 30 de noviembre de 2022, las contrataciones de bienes, obras y servicios se rigieron por la Ley de Contratación Administrativa, Ley No.7494 y otras normativas especiales que al efecto mantenían algunas instituciones públicas, las cuales por su naturaleza jurídica ostentaban esas regulaciones con regímenes diferentes para ellas.
Dado que la Ley No.7494 era una normativa con poco más de 26 años, se hizo necesario realizar una reforma integral, promulgándose la Ley General de Contratación Pública (LGCP), Ley No. 9986, (en adelante LGCP) incluyendo dentro de sus mejoras, la aplicación a todas las contrataciones efectuadas con fondos públicos, incluidas las tramitadas por los sujetos privados que administren o custodien fondos públicos, lo que permitió, establecer un único marco normativo para las contrataciones públicas en Costa Rica, eliminando con ello la normativa dispersa y por ende la información no comparable.
Dicha reforma se planteó al Poder Legislativo en el año 2019, publicándose en el 2021 en el Diario Oficial La Gaceta, la cual entró en vigencia el 1 de diciembre de 2022.
Realizada su publicación, el Poder Ejecutivo, en este caso el Ministerio de Hacienda (MH) a través de la Dirección de Contratación Pública (DCoP), inició la elaboración del reglamento a dicha Ley (desde 01 junio de 2021 al 30 de noviembre de 2022 en que fue publicado), el cual entró en vigencia paralelamente con la ley que reglamenta y que corresponde al Decreto Ejecutivo No.43808.
Otro de los aspectos más destacables del nuevo marco normativo, es la incorporación de la Compra Pública Innovadora (CPI), que si bien, en la legislación anterior ya se consideraba a la innovación como un criterio sustentable, fue con la nueva ley que se incluyó la CPI como tal, con una regulación especial, la cual se encuentra regulada en el artículo 22 de la ley y en los artículos 60 y siguientes de su reglamento.
Dentro de los temas que se norman en dicho reglamento están: el objeto de la CPI; los parámetros de innovación; tipos de compra pública innovadora (pre- comercial, integrada y de soluciones finales); incentivos para la innovación; aspectos previos que debe considerar la Administración para la promoción del procedimiento de CPI; el pliego de condiciones de la compra pública innovadora; el procedimiento compra pública innovadora pre-comercial; procedimiento compra pública innovadora integrada; criterios de evaluación de la compra pública innovadora; propiedad intelectual e industrial en la compra pública innovadora; requisitos para el desarrollo de proyectos de investigación y/o de innovación tecnológica por esquema de asociación público privada y; la presentación de propuestas novedosas por agentes económicos.
Costa Rica innovó su marco normativo incorporando nuevas formas de satisfacer sus necesidades, adaptándose así a las mejores prácticas aplicadas en otros países, así como la atención de las recomendaciones que al efecto emitió la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE).
Desde el mes de abril del presente año está trabajando en un proyecto de cooperación técnica con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), con el fin de proponer y coordinar políticas para el fomento de la innovación como medio para revitalizar la productividad nacional y la generación del empleo de calidad en el ámbito central, regional e internacional, así como la transferencia de conocimiento, estableciendo una serie de acciones y estrategias para su abordaje.
Este nuevo modelo de gestión en las compras públicas pone énfasis en el fortalecimiento de la gobernanza, la planificación, la transparencia y el control, así como la promoción de la competencia, la orientación a resultados y la ética. Lo anterior, mediante la simplificación, los sistemas y la información, el desarrollo de capacidades y la innovación como impulsores de esta visión estratégica.
- Explique brevemente la necesidad que dio sustento al diseño y ejecución del caso:
Costa Rica, forma parte de la Organización de Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE), en ese sentido la Dirección de Gobernanza Pública de la OCDE, emitió el documento denominado “Recomendación del Consejo sobre Contratación Pública”, según el cual, la contratación pública es un ámbito clave de la actividad económica de las administraciones públicas, de manera que toda medida que se aplique en aras del buen gobierno y la integridad en la contratación pública, contribuye a una gestión eficaz y eficiente de los recursos públicos y por ende, del dinero aportado por los contribuyentes.
En atención a lo anterior, mejorar la calidad de la regulación gubernamental, permite disponer de marcos legales sólidos, que constituyen el entorno fundamental para potenciar la participación en los negocios con el sector público y garantizar sistemas de contratación pública sostenibles y eficientes.
Es importante señalar que pese a que Costa Rica contaba con una Ley de Contratación Administrativa, la cual se encontraba vigente desde el 01 de mayo de 1996, la misma resultaba obsoleta, si se consideraban los avances de las tecnologías de información, la eficiencia transaccional y el dimensionamiento del control; por lo que en aras de lograr mayor eficiencia y dinámica negocial se impulsó una reforma normativa, dando como resultado la promulgación de la LGCP No.9986, en fecha 31 de mayo de 2021, la cual se encuentra actualmente en ejecución, partiendo de la adecuada planificación, optimización de los recursos disponibles y la utilización de procedimientos céleres, que permitan a la Administración responder oportunamente a los requerimientos actuales; determinados por el veloz avance de la sociedad contemporánea.
Ello además de las mejores prácticas a nivel internacional, de manera que el marco normativo contemplara aspectos novedosos que han sido de mucho beneficio en otros países, con el objetivo de mejorar algunas áreas de la gestión de las adquisiciones, adquiriendo un compromiso con el objetivo político, económico y social de elevar la oportunidad, la calidad, la integridad e innovación con la que la Administración Pública Costarricense atiende los derechos de los ciudadanos y los requerimientos para el desarrollo económico y social del país.
- Describa como se llevó a cabo la implementación:
La implementación inició con la presentación del proyecto de Ley No. 21546 ante la Asamblea Legislativa el 08 de agosto de 2019; durante este proceso se consultó a distintas instituciones públicas y a partir de sus observaciones y de las discusiones en la Asamblea, que eran de conocimiento de la ciudadanía, se generaron textos sustitutivos, publicándose finalmente la LGCP el 31 de mayo de 2021 en el Diario Oficial La Gaceta No.103. De ahí que en el mes de junio 2021, se iniciaron los trabajos de construcción del reglamento, bajo un cronograma considerando todas las etapas que requiere cualquier proceso de aprobación de un nuevo reglamento.
Este proceso de elaboración contempló tres fases: Gestión interna de la Dirección de Contratación Pública (DCoP), trámites con terceros para la preparación para el envío a consulta pública y trámites post Consulta Pública. Para la redacción del documento, se creó un grupo de trabajo permanente de la DCoP y la Contraloría General de la República (CGR), que se reunió de forma semanal o quincenal, según los avances y en donde se conocieron las vicisitudes de la negociación de la Ley y que quedaron para reglamentar; además de incorporar propuestas de redacción al articulado en general. Se contó también con el apoyo técnico de diferentes actores estratégicos, dependencias internas del Ministerio, otras entidades de gobierno central, descentralizadas y del sector privado, en temas que así lo requirieron; estos aportes se constituyeron además en la base para revisiones, deliberaciones y ajustes preliminares.
Se tuvo una primera versión del Reglamento en el mes marzo del 2022, versión que fue puesta en consulta pública del 7 al 28 de abril de 2022, en el Alcance No. 70 a la Gaceta No. 67 de fecha 7 de abril del 2022 y en el Sistema de control previo de la Dirección de Mejora Regulatoria del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, como parte del formulario costo beneficio que se debe completar para este tipo de instrumentos. En consulta pública se recibieron cerca de 70 documentos de distintos sectores, los cuales fueron sometidos a un proceso de análisis, con el objetivo de determinar la procedencia o no de los mismos. Realizado este proceso se continuó con las sesiones de trabajo y revisión con el apoyo técnico de la CGR y se atendieron reuniones con actores que se acercaron a la DCoP.
Finalmente, se elaboró una versión final y se remitió para análisis a la Dirección Jurídica del Ministerio. Posterior a ello, el reglamento se envió el 20 de setiembre de 2022 y el 7 de octubre a la Dirección de Leyes y Decretos, dependencia que dio el aval para su publicación el 29 de noviembre de 2022, concretándose dicha publicación el 30 de noviembre de 2022 en el Alcance No.258 a La Gaceta No.229. Actualmente la DCoP ha impartido desde setiembre de 2022, webinar relacionados con la CPI y desde noviembre de 2022 está en ejecución con el BID, la cooperación para el Despliegue de la Compra Pública de Innovación; como parte de ello se han impartido talleres presenciales con distintos actores de la oferta y de la demanda. En una primera sesión (abril 2023) se recopilaron los datos relacionados con los conocimientos de la CPI y el marco regulatorio que actualmente tiene Costa Rica y en una segunda sesión, desarrollada en la semana del 12 de junio de 2023, se realizó la exposición del diagnóstico y de los hallazgos encontrados a partir de la primera sesión. También se realizaron talleres con los actores de la demanda y la oferta, a fin de iniciar con la elaboración de política pública CPI y la determinación de aliados estratégicos. Así mismo en el plan de trabajo se tiene programados en los meses de julio, agosto y octubre de 2023, la realización de la Propuesta de Política de CPI, la implementación del modelo de gobernanza y posteriores reuniones de seguimiento. Todo en aras de promover soluciones o ideas innovadoras, para atender las necesidades de la ciudadanía.
- Metodología: Describa fases, actividades, herramientas utilizadas y otra información relevante:
Las etapas para comprender los instrumentos legales que aplican a la Compra Pública Innovadora (CPI) en Costa Rica son: planeación, gestión y evaluación.
La planeación es una fase precontractual que se lleva a cabo en el marco de la CPI; comprende las siguientes actividades: fomentar la visión estratégica y de innovación de las compras públicas, entender las necesidades de la entidad, identificar oportunidades innovadoras, realizar actividades de vigilancia tecnológica, concretar las necesidades y consultar al mercado por medio de mapas de demanda temprana.
Posteriormente se pasa a la fase contractual y con esta, el proceso de compra. A partir de la publicación del Pliego de Condiciones que contiene los criterios técnicos y económicos a evaluar, por medio de procedimientos de contratación vigentes y enmarcados en la Ley 9986. Primero se debe seleccionar el tipo de CPI (se prevén dos tipos): precomercial y de tecnología innovadora, así como la figura de la Asociación para la innovación. El segundo paso es el procedimiento de adjudicación en el que se recomienda la negociación, que integre una fase de evaluación de solvencia técnica con base en las capacidades del proponente más que en experiencia. Seguidamente, se inicia con la formulación de requerimientos, por medio de especificaciones funcionales. Luego se continúa con la selección, donde se recomienda que existan criterios de valoración que dé puntos y porcentajes donde el factor precio sea residual. A continuación, se da paso al diseño del contrato, el cual deberá incluir cláusulas de derechos de propiedad intelectual, que permitan compartir la propiedad de los desarrollos realizados o la cesión a las empresas desarrolladoras. Concluida la fase en la que se elige y contrata a un o unos solucionadores, la buena práctica en la CPI exige actividades de seguimiento, control y medición de impacto de la solución y su implementación; por lo que debe establecerse claramente los hitos, indicadores y objetivos de las actividades a realizar. Las actividades para medir el impacto son las siguientes: seguimiento y evaluación de proyectos CPI y evaluación de resultados.
En el Ministerio de Hacienda, estamos trabajando, gracias a la cooperación internacional con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), en el diseño de una política de Compra Pública de Innovación en Costa Rica, a través de las siguientes actividades:
1. Entrevistas y taller de sensibilización (Mideplan, Micitt, Banca para el Desarrollo, Caja Costarricense del Seguro Social, Promotora Costarricense de Innovación e Investigación, Ministerio de Hacienda, entre otros);
2. Diseño y desarrollo de cuestionario para 122 entidades públicas,
3. Preparación y desarrollo de diagnóstico de cinco elementos (políticas públicas existentes, marco legal, demanda pública, oferta tecnológica e instrumentos financieros);
4. Entrevistas de validación con actores claves y de apoyo;
5. Taller de co-construcción de insumo para la política de CPI, por medio de escenarios con una fase de Investigación y Desarrollo y posteriormente una fase comercial. Los pasos siguientes son: documentación de hallazgos de las actividades anteriormente indicadas, la creación de una política de CPI de Costa Rica, la socialización de la Política con agentes y un plan de implementación del Modelo Gobernanza + Bootcamp para el equipo impulsor.
Actualmente nos encontramos en el proceso de análisis de los datos obtenidos en entrevistas sostenidas con las diferentes entidades, los talleres de divulgación de resultados y co-creación de la Política de CPI.
- Resultados:
1) La transparencia y la ética con una perspectiva transversal: se maximizan en cada una de las etapas del ciclo de contratación, potenciando la utilización del sistema digital unificado (entendido como Sistema Integrado de Compras Públicas, SICOP) y permitiendo establecer procedimientos claros de rendición de cuentas y control.
2) Potenciamiento de la participación ciudadana: mediante el potenciamiento de un sistema único de compras de fácil acceso. La ciudadanía puede acceder a la información de primera mano, conocer los términos de la contratación, oferentes, adjudicatarios y montos del contrato, entre otra información. Lo anterior constituye un bastión de la transparencia, a través del formato de datos abiertos dispuesto por el sistema digital unificado, además de estar informada de manera oportuna.
3) Robustecimiento del régimen de prohibiciones: se dispone un régimen de prohibiciones claro, debidamente normado en la LGCP No.9986 y su Reglamento de manera complementaria y referente a ese punto se incluyó en el sistema digital unificado un registro de declaraciones juradas obligatorio, como etapa previa, para todo interesado en participar como oferente o como subcontratista, en cualquier procedimiento de contratación pública.
4) Simplificación de procedimientos: se establecen tres tipos de procedimientos ordinarios a partir de los cuales se desarrollará la actividad contractual que desplieguen las Administraciones y entidades afectos a la LGCP No.9986 en función de los fondos públicos empleados en cada contratación; así mismo la citada Ley tuvo como objetivo la reducción de las excepciones a los procedimientos ordinarios de contratación, con el fin de fomentar la competencia en los procedimientos.
5) Establecimiento de multas por la presentación de recursos temerarios: Con el fin de fomentar la competencia en los procedimientos, así como la contratación eficiente y eficaz, se establecen multas cuyo objetivo es disuadir a los administrados de interponer recursos de objeción, revocatoria o apelación temerarios contra el cartel o el acto de adjudicación, de mala fe o en abuso de derechos procesales, así como para desincentivar prácticas dilatorias que afecten el interés público.
6) Creación de una rectoría eficaz en materia de Contratación Pública: se pretende lograr una contratación pública más uniforme y encauzar las compras públicas del Estado, por lo anterior se crea la Autoridad de Contratación Pública como rector exclusivamente para la materia de contratación para toda la Administración Pública; así como la Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda como órgano ejecutor de la citada Autoridad; esta última con capacidad técnica consultiva en materia de contratación pública.
7) Contratación pública como un mecanismo estratégico: para ejecutar políticas gubernamentales y cumplir objetivos estratégicos nacionales, potenciando la competitividad nacional. Las contrataciones públicas servirán a la consolidación de políticas públicas tendientes al desarrollo social equitativo nacional y local y a la promoción económica de sectores vulnerables, a la protección ambiental y al fomento de la innovación.
Así mismo se promueve la incorporación de criterios sociales, económicos, ambientales, culturales, de calidad y de innovación en los pliegos de condiciones, atendiendo a las particularidades del objeto contractual, al mercado y a las disposiciones que sobre el particular se contemplen en el reglamento a la Ley. En esa misma línea se contempló la compra pública innovadora, permitiendo el fomento de la innovación y la potenciación del desarrollo de nuevos mercados innovadores (innovación empresarial), a través del instrumento de la contratación pública con el fin de la mejora constante de los servicios públicos hacia la ciudadana. Finalmente, considerando que las pymes son fuente del crecimiento del sector privado, tanto en las economías en desarrollo como en las economías desarrolladas.
- Impacto:
Análisis de políticas públicas: Costa Rica presenta un nivel de madurez moderado para la apropiación de la CPI. En los temas relacionados la Ciencia, tecnología e innovación (76%) y las políticas de emprendimiento y desarrollo empresarial (66%). Las puntuaciones obtenidas son positivas. Análisis del marco legal: El resultado de este análisis identifica al marco normativo con un nivel de madurez Alto. Lo anterior, dado que es positivo y habilitante que en la Ley y su reglamento se encuentre tipificado y descrito de manera taxativa la Compra Pública de Innovación, la visión estratégica de las compras y el concepto de valor por dinero. Por supuesto, es aún un desafío hacer la correcta exploración de las vías para la implementación y adopción por parte de las entidades públicas. Sin embargo, la inclusión en la ley es definitivamente positivo para hacer realidad en el mediano plazo la CPI en Costa Rica.
- Link:
- Nombre de la Entidad: Dirección General de Contrataciones Publicas
- País: República Dominicana
- Nombre de la persona de contacto: Carlos Ernesto Pimentel Florenzan
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- Fecha de implementación: 2020 – Actualmente.
- Categoría: Gestión del cambio institucional, visión estratégica y cultura de innovación
- A quién estuvo dirigida la iniciativa:
La iniciativa formó parte de un proceso de transformación digital integral de la agencia gubernamental. Mediante el diseño e implementación de la factoría de innovación se ha creado un espacio para que el departamento de tecnología de la información y comunicación cuente con el brazo ejecutor de las solicitudes de mejora y creación de herramientas y soluciones tecnológicas, pero también se busca implementar una cultura de innovación en todas las áreas de la organización.
Por tanto, la iniciativa estuvo dirigida a la dirección del sistema nacional de compras electrónicas, al departamento de tecnología de la información y comunicación, y a todos los departamentos internos que deben implementar soluciones tecnológicas y mejoras a procesos institucionales.
- Descripción:
La factoría de innovación es un especio creativo, abierto y participativo que sirve de soporte a los procesos de innovación de la Dirección General de Contrataciones Públicas.
La factoría está ya integrada al organigrama de la institución mediante una resolución emitida por el Ministerio de Administración Pública. Es ella se combinan tres elementos fundamentales:
• Marco legal: Se crearon las políticas de innovación y el reglamento de innovación de la institución mediante resolución de la dirección general.
• Equipo: Existe un comité de innovación institucional, creado mediante resolución donde están presentes las unidades más estratégicas de la organización: Dirección General, Consultoría Jurídica, Asesoría TIC, Planificación y Calidad, Tecnología de la Información, Normas y Procesos y Atención al Usuario, Gestión del SNCP
• Proyectos: A factoría también cuenta con un equipo de desarrollo compuesto por un líder de proyecto, desarrollador fullstack, diseñador UX-UI y tester.
- Explique brevemente la necesidad que dio sustento al diseño y ejecución del caso:
Desde el inicio de la actual gestión en agosto del 2020, se definió la necesidad de hacer uso eficiente e inteligente de las nuevas tecnologías exponenciales. Es decir, aplicar ciencia de los datos e inteligencia artificial para mejorar los servicios y procesos de la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP). Es por eso que se inició con un primer proyecto piloto llamado Sistema de Seguimiento y Alertas de las Compras que permitió prevenir y detectar algunas acciones y procesos que no cumplieran con la ley y del debido proceso. El éxito de este primer proyecto dio origen a la creación e implementación del Laboratorio o Factoría de Innovación de la DGCP llamado INNOVACOMPRAS.
Desde el inicio, se definió el objetivo de modernizar la DGCP mediante procesos de innovación y de una cultura de calidad que mejore los servicios de la institución y que controle las compras públicas para que puedan realizarse conforme a la ley y con altos niveles de eficiencia y eficacia.
- Describa como se llevó a cabo la implementación:
La implementación de la factoría se realizó mediante un trabajo de todos los grupos de interés interno. Es una iniciativa de la dirección general, coordinada por la asesoría de transformación digital e innovación, y soportado por diversos departamentos, como: consultoría jurídica, planificación, tecnología y atención al usuario. Se realizó un diseño de la factoría y un lanzamiento oficial. En el proceso de implementación se discutieron de manera extensa y luego se aprobaron las políticas de innovación y el correspondiente reglamento. Además, se contrató un equipo de desarrollo de soluciones tecnológicas compuesto por seis personas encargadas de construir e implementar las soluciones innovadoras definidas por los diferentes departamentos y unidades de la institución. También se oficializó la factoría mediante una nueva estructura de organigrama para que pueda enmarcarse dentro de las innovaciones que se están implementando a lo interno.
- Metodología: Describa fases, actividades, herramientas utilizadas y otra información relevante:
El proyecto de diseño e implementación de la factoría de innovación se realizó en diferentes fases o etapas, utilizando una metodología de gestión ágil de proyectos tipo SCRUM. Se utilizaron las herramientas de gestión de proyectos que tiene Microsoft, y las herramientas Trello y Monday para algunas etapas específicas. A continuación, un resumen de dichas etapas:
1. Diseño. En esta etapa, se analizó la visión de la nueva gestión, en la persona de su director general y su equipo gerencial, para concretizar los pasos que debían ejecutar para construir un espacio de innovación que permitiera modernizar, con un enfoque de mejora de servicios, la DGCP. En esta fase se levantaron los requerimientos que sirvieron de base para la estructuración del plan de desarrollo e implementación de la factoría de innovación, INNOVACOMPRAS:
1.1. Levantamiento de requerimientos.
1.2. Verificación de requerimientos.
2. Prueba piloto. Es esta etapa se construyó el primer producto de la factoría que consistió, en un principio, en un sistema de alertas para monitorear los procesos de compras y contrataciones que asegurara la prevención de incumplimientos de acuerdo a la ley de compras y sus correspondientes reglamentos y resoluciones.
2.1. Definición del equipo de desarrollo.
2.2. Desarrollo de la solución tecnológica.
2.3. Prueba e implementación de la solución.
2.4. Mantemimiento y desarrollo de nuevas versiones y mejoras.
3. Definición de marco normativo. En esta fase se constituyó el comité de innovación de la DGCP. Se definieron los miembros y se le dio soporte jurídico y normativo a la nueva iniciativa.
3.1. Establecimiento del comité de innovación.
3.2. Elaboración y aprobación de las políticas de innovación.
3.3. Elaboración y aprobación del reglamento de innovación.
4. Implementación.
4.1. Lanzamiento de INNOVACOMPRAS
5. Mantenimiento y operaciones. Ahora la factoría trabaja con diversos proyectos, mencionados en este documento, como parte de sus labores cotidianas, a requerimiento de diversos departamentos y unidades de la institución.
- Resultados:
La factoría de innovación ha logrado implementar una cultura de innovación en toda la organización. Eso ha impulsado el desarrollo de soluciones innovadoras que mejoran el servicio que se ofrece a los usuarios ciudadanos del país, en especial las unidades de compras y los proveedores del estado. Se han implementado más de 10 proyectos, grandes o pequeños, que impactan un amplio espectro de requerimientos de mejora, que van de automatización de procesos en el departamento de recursos humanos hasta la aplicación de mejoras importantes en el Portal Transaccional de Compras Públicas. Actualmente, la factoría aplica más de 150 mejoras funcionales y operativas de dicho sistema electrónico de compras. En el futuro, se trabajará en el nuevo sistema electrónico de compras y contrataciones de la república dominicana.
- Impacto:
o Proyectos de desarrollo de aplicaciones.
o Sistema de Alerta Preventiva y Reactiva o Portal de Datos Abiertos o Sistema Integral de Datos
o Sistema de Precios con Inteligencia Artificial
o LiciCompras
o Sistema de Inteligencia Artificial para Analisis Cualitativo y Documental o Desarrollo de la Iniciativa para compras rápidas y eficientes - Eficompras RD
o PubliCompras RD o APP de Compras.
o Sistema de Recursos Humanos para registro de permisos y solicitudes administrativas de personal. o Nuevas versiones del portal transaccional.
o Plataforma de consulta sobre la nueva ley de compras y contrataciones públicas.
o Mejora en la experiencia de atención al usuario.
o Mejora de un 30% en la percepción de calidad de atención al usuario.
o Trazabilidad de los requerimientos, quejas y sugerencias de los usuarios: unidades de compra y proveedores del estado.
o Mejora en cultura de innovación.
o Taller de Design Thinking para los líderes de la institución.
o Charlas y eventos de formación y promoción de las iniciativas desarrolladas e implementadas.
o Mejora en los indicadores de madurez digital de la organización.
- Link:
- Nombre de la Entidad: Dirección General de Contrataciones Públicas
- País: República Dominicana
- Nombre de la persona de contacto: Carlos Ernesto Pimentel Florenzan
- Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
- Fecha de implementación: 2020 – Actualmente.
- Categoría: Innovación en la implementación de nuevas tecnologías y herramientas digitales
- A quién estuvo dirigida la iniciativa:
La iniciativa del SAPR estuvo dirigida principalmente a las instituciones públicas que realizan procesos de compras y contrataciones a través del Portal Transaccional, así como a los colaboradores encargados del monitoreo y análisis de dichos procesos en la Dirección General de Contrataciones Públicas. También beneficia a los proveedores participantes en los procesos de contratación y a la sociedad en general al promover la transparencia y la detección temprana de posibles violaciones a la ley de compras y contrataciones públicas.
- Descripción:
La iniciativa del SAPR es un sistema innovador desarrollado por la Dirección General de Contrataciones Públicas de la República Dominicana. Su objetivo principal es mejorar la transparencia y eficiencia en los procesos de compras y contrataciones públicas. El SAPR utiliza tecnología avanzada, como análisis de datos y alertas automatizadas, para monitorear en tiempo real todos los procesos de compras realizados a través del Portal Transaccional. Esto permite evaluar de manera efectiva y rápida posibles violaciones a la ley de compras y contrataciones públicas.
El sistema analiza una amplia gama de variables cuantitativas, como montos excepcionales, fraccionamiento de procesos, alertas por modalidades preferentes, entre otros. También cuenta con niveles de alerta permutables, que van desde alertas de criticidad leve hasta alertas de emergencia que requieren atención inmediata. Además, el SAPR proporciona herramientas de visualización de datos en tiempo real y permite la interacción y comunicación directa entre el sistema y las unidades de compra a través de correos electrónicos automatizados.
Una parte integral de esta iniciativa es el desarrollo de un sistema de inteligencia artificial basado en el procesamiento de lenguaje natural. Esta herramienta permite analizar y responder preguntas clave relacionadas con los procedimientos de compras, proporcionando informes preliminares detallados sobre la ejecución de los procesos y evaluando aspectos cualitativos de los pliegos de condiciones.
En resumen, la iniciativa del SAPR combina tecnología avanzada, análisis exhaustivo y una visión 360 de los procesos de contratación, con el objetivo de promover la transparencia, prevenir irregularidades y mejorar la eficiencia en las compras y contrataciones públicas en la República Dominicana.
- Explique brevemente la necesidad que dio sustento al diseño y ejecución del caso:
En respuesta a los desafíos existentes en los procesos de compras y contrataciones públicas en la República Dominicana, se impulsó la creación del Sistema Alerta Preventiva y Reactiva (SAPR). Anteriormente, el análisis de los procesos se realizaba de manera manual, con tiempos de evaluación prolongados y limitada cobertura. La mayoría de las evaluaciones se basaban en denuncias ciudadanas o de los medios de comunicación.
Esto llevó a la necesidad de reducir los tiempos de evaluación, evaluar el 100% de los procesos de compras de manera básica y aumentar la evaluación a profundidad de aquellos procesos críticos. También era fundamental disuadir a las unidades de compras de cometer violaciones flagrantes a la ley de compras y contrataciones públicas.
Además, se requería contar con una visión completa de los procesos de compras, desde la publicación hasta la adjudicación, y un enfoque multidisciplinario para abordar los desafíos. La seguridad de los datos y la confidencialidad también eran aspectos clave a considerar.
Estos antecedentes y necesidades impulsaron el desarrollo del Sistema SAPR, con el objetivo de mejorar la eficiencia, promover la transparencia y prevenir irregularidades en los procesos de compras y contrataciones públicas en la República Dominicana.
- Describa como se llevó a cabo la implementación:
La implementación del sistema SAPR se llevó a cabo a través de un enfoque de desarrollo "In House", es decir, fue desarrollado internamente por la Dirección General de Contrataciones Públicas de la República Dominicana. Un equipo multidisciplinario compuesto por desarrolladores de software, ingenieros, economistas, abogados, matemáticos, diseñadores y otros profesionales capacitados en procesos de contrataciones públicas participaron en su creación. La implementación involucró diversas etapas, comenzando por el análisis de los antecedentes y las necesidades existentes en los procesos de compras y contrataciones. Posteriormente, se diseñó la arquitectura del sistema, definiendo los módulos, funciones y características que debían estar presentes. Se llevaron a cabo actividades de desarrollo de software, programación y diseño de interfaces intuitivas y amigables para los usuarios. Además, se estableció un sistema de seguridad basado en las cuentas institucionales de los colaboradores, con niveles de acceso según la jerarquía y la función que desempeñan en el sistema.
Una vez completada la fase de desarrollo, se procedió a la implementación y puesta en marcha del sistema SAPR. Se realizaron pruebas exhaustivas para garantizar su funcionamiento correcto y se brindó capacitación a los usuarios finales para que pudieran utilizar el sistema de manera eficiente. La implementación del SAPR fue un proceso iterativo, donde se realizaron ajustes y mejoras continuas basadas en la retroalimentación de los usuarios y la experiencia en el uso del sistema. Esto permitió optimizar su desempeño y adaptarlo a las necesidades específicas de la Dirección General de Contrataciones Públicas. En resumen, la implementación del sistema SAPR fue llevada a cabo internamente por un equipo multidisciplinario de expertos, siguiendo un enfoque iterativo de desarrollo y realizando pruebas exhaustivas antes de su puesta en funcionamiento.
- Metodología: Describa fases, actividades, herramientas utilizadas y otra información relevante:
La metodología utilizada en el desarrollo del sistema SAPR se dividió en varias fases, cada una con sus respectivas actividades y herramientas. A continuación, se describen brevemente las principales etapas del proceso de desarrollo:
1. Análisis y relevamiento de requisitos: En esta fase inicial, se realizaron estudios detallados de los antecedentes, necesidades y desafíos existentes en los procesos de compras y contrataciones públicas. Se recopiló información relevante y se establecieron los requisitos funcionales y técnicos del sistema. Para esta etapa, se utilizaron herramientas como entrevistas, cuestionarios y análisis documental.
2. Diseño de la arquitectura y la interfaz: En esta etapa, se definió la estructura general del sistema SAPR y se diseñaron los diferentes módulos y componentes. Se crearon los diagramas de flujo, diagramas de clases y otros artefactos visuales para representar la arquitectura del sistema. Asimismo, se diseñaron las interfaces de usuario, asegurando que fueran intuitivas y amigables. Para el diseño de la interfaz, se utilizaron herramientas de diseño gráfico y prototipado.
3. Desarrollo del software: En esta fase, se llevó a cabo la programación y desarrollo del sistema SAPR. Se utilizaron lenguajes de programación, frameworks y tecnologías adecuadas para implementar las funcionalidades requeridas. Se realizaron pruebas unitarias y de integración para garantizar el correcto funcionamiento de cada componente del sistema.
4. Implementación y pruebas: Una vez completada la fase de desarrollo, se procedió a la implementación del sistema SAPR en el entorno de producción. Se realizaron pruebas exhaustivas para validar su funcionamiento, incluyendo pruebas de rendimiento, seguridad y usabilidad. Se utilizaron herramientas de testing y debugging para identificar y solucionar posibles errores o problemas en el sistema.
5. Capacitación y despliegue: En esta etapa, se capacitó a los usuarios finales del sistema SAPR, proporcionándoles la formación necesaria para utilizar el sistema de manera efectiva. Se realizaron sesiones de entrenamiento y se brindó documentación detallada sobre el funcionamiento del sistema. Posteriormente, se llevó a cabo el despliegue del sistema en el entorno de producción, asegurando su disponibilidad y accesibilidad para los usuarios autorizados.
En relación a la metodología de banderas rojas o red flag, se implementó como parte del sistema SAPR para generar alertas tempranas sobre posibles violaciones a la ley de compras y contrataciones públicas. Se definieron criterios y parámetros específicos para identificar situaciones de riesgo o irregularidades en los procesos de compras. Estas alertas se clasificaron en diferentes niveles de criticidad (verde, amarillo y rojo) y se establecieron acciones correspondientes a cada nivel. Para el análisis de las alertas, se utilizaron algoritmos y técnicas de procesamiento de datos para evaluar los diferentes indicadores y generar los informes correspondientes.
- Resultados:
El sistema SAPR ha obtenido resultados significativos y ha generado un impacto positivo en los procesos de compras y contrataciones públicas en la República Dominicana. Algunos de los resultados obtenidos son los siguientes:
Desde esta automatización se determinó que el 89.9% de estos correos son por posibles violaciones por parte de los proveedores (noviembre 2022). Estos resultados demuestran el impacto positivo del sistema SAPR en la detección temprana de irregularidades, la transparencia en los procesos de compras y contrataciones, y la mejora en la eficiencia de los análisis realizados por los colaboradores.
- Impacto:
Cobertura del 100% de los procesos de compras analizados de manera cuantitativa (186,000 procesos evaluados). Evaluación de primer nivel (básica) de los procesos de compras competitivos: 82%. Evaluación de segundo nivel (profundidad) de los procesos de compras competitivos: 19.3%. Reducción aproximada del 51% en los tiempos de evaluación por parte de los colaboradores. Generación de más de 47,000 alertas preventivas de posibles violaciones a la ley 340-06. Identificación de incidencia de posibles violaciones en el 17% de los procesos de compras analizados. Un 45% de las alertas totales son alertas primarias o de atención prioritaria. Un 55% de las alertas totales son alertas secundarias o de atención para seguimiento. Identificación de que el 60% de las alertas de intervención inmediata están relacionadas con incumplimientos del cronograma de los procesos de compras. Notificación automatizada de más de 15,000 observaciones a las unidades de compra a través de correos electrónicos.
- Link:
https://api.dgcp.gob.do/opendata/videos/HerramientasComprasPublicasDGCP.mp4
- Nombre de la Entidad: Servicio Nacional de Aduanas
- País: Chile
- Nombre de la persona de contacto: Daniela Veliz López
- Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
- Fecha de implementación: 2021-2022
- Categoría: Innovación en la implementación de nuevas tecnologías y herramientas digitales
- A quién estuvo dirigida la iniciativa:
A las unidades requirentes de compras y a los ejecutivos de compras del Departamento de Bienes y Servicios de la Dirección Nacional de Aduanas de Chile.
- Descripción:
El sistema de abastecimiento digital, es una herramienta tecnológica implementada el año 2022 en el Servicio Nacional de Aduanas. Esta herramienta ha permitido generar los requerimientos de compras de forma 100% online para todas las unidades requirentes de la Dirección Nacional de Aduanas, pudiendo acceder desde un pc, Tablet o teléfono móvil. Abarca todo el proceso de contratación, incluyendo a las unidades requirentes, los ejecutivos de compras, el área jurídica y las autoridades firmantes.
- Explique brevemente la necesidad que dio sustento al diseño y ejecución del caso:
Antes del sistema de abastecimiento digital, todo se tramitaba mediante documentos físicos, donde las unidades requirentes firmaban un formulario indicando el bien o servicio que requerían, y adjuntando los antecedentes técnicos y económicos para la compra. Luego, este documento era llevado por un funcionario al Departamento de Bienes y Servicios quienes tramitaban la solicitud. Todo era de forma manual y en papel. Esta forma de trabajar ralentizaba los procesos de compra, perdiendo al menos dos días en el envío y recepción de documentos, teniendo dificultades en la trazabilidad de los requerimientos, no teniendo certezas tampoco del estado y flujo de las compras. La debilidad y riesgo que presenta la tramitación documental en documentos físicos nos llevó a generar el proyecto e innovar en el proceso de contratación, incorporando tecnología a nuestro trabajo.
- Describa como se llevó a cabo la implementación:
Para la implementación de esta solución tecnológica, se contrató a la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso, quienes con sus profesionales desarrollaron el sistema. Una vez contratado, realizamos la reunión inicial donde pudimos plantear la necesidad y la solución esperada, intercambiando toda la información necesaria que daba cuenta de la forma en que trabajábamos. Este trabajo mancomunado, nos permitió levantar todos los procesos y procedimientos, haciendo una revisión de las actividades que componen cada etapa, siendo también una oportunidad de mejora, optimizando las gestiones involucradas, eliminando algunos pasos que no eran un aporte al sistema. Este trabajo duró seis meses, donde la Universidad nos fue entregando propuestas de maquetas, flujos, prototipos, y diagramas, para ir revisando y definiendo la mejor propuesta.
- Metodología: Describa fases, actividades, herramientas utilizadas y otra información relevante:
En cuanto a la metodología, esta se compuso de reuniones, informes, levantamiento de procesos, y pruebas. Se generó un sitio web de prueba, donde pudimos ir probando cada tipo de compra y su flujo: convenio marco, licitación pública, privada y trato directo. En cada prueba que hicimos íbamos revisando si era fácil y entendible el sistema para todo usuario, o si debíamos hacer algún cambio para que fuera mejorado. Esta herramienta era nueva para todos, por lo que fue fundamental la etapa de prueba donde también las unidades requirentes que seleccionamos pudieron darnos su retroalimentación y opinión sobre el sistema web. La gestión del cambio fue la mayor dificultad que se nos presentó. Tuvimos algunas dificultades al inicio, dado que esta innovación representaba abandonar el papel y pasar a usar una herramienta digital que era desconocida, y diferente a lo que se venía usando. Sin embargo, con el tiempo los funcionarios se fueron adaptando y viendo los aspectos positivos del sistema lo que hoy nos llena de satisfacción.
- Resultados:
Dentro de los resultados importantes obtenidos, está el cero papel, aplicar la política gubernamental de Chile de modernización del Estado, la reducción de los plazos administrativos del proceso de contratación, la inmediatez de los requerimientos, pasando de tres días de tramitación a horas, donde se recibe el requerimiento digital se analiza y decide si acepta o rechaza. Esto antes tomaba tres días. En unos pasos sencillos, con datos abiertos es posible generar el requerimiento y posteriormente tramitar los actos administrativos en el sistema incluida la firma final. Estos resultados, se materializan en que hoy las unidades requirentes destinan menor tiempo a efectuar sus solicitudes de compra, pueden hacer seguimiento online en todo momento para ver la etapa en que va su compra, contando con alertas que dan cuenta de los pasos que se van realizando, pudiendo acceder de manera, fácil y universal.
- Impacto:
El sistema de abastecimiento digital cuenta con un dashboard y reportabilidad que permite acceder y solicitar determinados reportes, que muestran la cantidad de transacciones realizadas, los montos, diferenciando el mecanismo de compra, el tiempo que cada unidad interviniente demoró en realizar determinada actividad, y cuanto plazo en total tomo el proceso de compra. Estos indicadores y cifras, nos ha permitido acceder a información relevante en tiempo real que antes no teníamos acceso, por cuanto requería revisar todos los documentos en papel para hacer este análisis. Uno de los incentivos del uso de este sistema era precisamente saber cuánto nos demoramos en comprar, y ver las brechas posibles de trabajar y reducir, a fin de entregar una mejor calidad y experiencia usuaria a nuestros requirentes.
- Link:
- Nombre de la Entidad: Dirección Nacional de Contrataciones Públicas
- País: Paraguay
- Nombre de la persona de contacto: Liz María Centurión Pachigua
- Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
- Fecha de implementación: 2021
- Categoría: Gestión del cambio institucional, visión estratégica y cultura de innovación
- A quién estuvo dirigida la iniciativa:
La iniciativa estuvo y está dirigida a funcionarios públicos, sector privado y ciudadanía en general.
- Descripción:
Con la creación del Instituto Técnico Superior se pretende competir con las propuestas académicas que existen en el mercado, y otorgar certificados avalados por el Ministerio de Educación y Ciencias, implementando con ello la modalidad virtual, a efectos de que personas de todo el país tenga acceso a la formación en materia de compras públicas, a un costo asequible.
Con esta estrategia se busca formar personas que posean la suficiente idoneidad en el ámbito público y privado para lograr compras públicas eficientes y la ciudadanía en general para que puedan ejercer su rol contralor. No es menos importante mencionar que esta iniciativa también viene de la mano con el período de transición en el que nos encontramos, ya que se ha realizado la reforma del marco regulatorio que tiene un enfoque muy fuerte en las competencias que requieren los actores que intervienen en la cadena del suministro.
- Explique brevemente la necesidad que dio sustento al diseño y ejecución del caso:
La Dirección Nacional de Contrataciones Públicas ha venido realizando varios esfuerzos para instalar la acreditación de competencias a los funcionarios responsables de las unidades operativas de compras, sin embargo, la rotación de funcionarios y que no se contaba con un programa completo de formación que otorgue una certificación que pueda ser valorada como una especialización no generaba el interés en la formación por parte de los funcionarios, lo que a su vez imposibilitaba la acreditación. Esta deficiencia afectaba de manera directa en la calidad de las compras públicas y en el uso eficiente de los recursos del Estado.
- Describa como se llevó a cabo la implementación:
Se han trabajado de manera exhaustiva en 3 frentes, la preparación de una malla curricular y materiales para cada módulo, en el desarrollo de una plataforma académica virtual, y en las gestiones formales para la habilitación y apertura del instituto ante el Ministerio de Educación y Ciencias. Para varias de estas acciones la DNCP ha tenido que contratar consultores expertos en cada materia, para así generar un producto de calidad que pueda satisfacer lo mejor posible las expectativas.
- Metodología: Describa fases, actividades, herramientas utilizadas y otra información relevante:
Metodología para la preparación de la malla y materiales de capacitación: se ha conformado un equipo interdisciplinario junto con la contratación de consultores con experiencia en materia de compras públicas y derecho administrativo, quienes han trabajado a tiempo completo en esta tarea por 8 meses.
Metodología para el desarrollo de la plataforma tecnológica: como parte de la consultoría contratada también se requirió un plantel que se encargó del desarrollo del módulo del campus virtual con acompañamiento de la Dirección de Tecnología de Información de la institución y funcionarios de capacitación designados para la supervisión de los avances, testeos y requerimientos.
Metodología para la habilitación del Instituto: un equipo se ha enfocado únicamente en reunir los documentos y formalidades requeridas para la habilitación del Instituto Técnico Superior ante la autoridad educativa.
De forma periódica estos equipos mantenían reuniones para actualizar el estado de cada proyecto, retroalimentarse y coordinar de manera que todo pudiera llegar al objetivo de lanzar la primera generación de profesionales capacitados para febrero de 2022.
- Resultados:
Habilitado el Instituto Técnico Superior en noviembre de 2021, en enero de 2022 se lanza la convocatoria para el primero curso de "Profesionalización en Compras Públicas", con una carga horaria de 200 horas, y nueve meses de duración, en modalidad totalmente virtual.
El plan inicial contemplaba la matriculación de 400 personas, sin embargo, la alta demanda se amplió el número y se llagó a 1.800 personas matriculadas, de todo el país, de los cuales 1098 han culminado exitosamente el curso. Para la segunda convocatoria se han matriculado 800 personas y han culminado unas 500 personas. Sin embargo, recibimos constantemente solicitud de abrir una nueva convocatoria, gracias a la buena aceptación de los que han realizado el curso.
- Impacto:
Con la implementación de la capacitación en modo virtual hemos logrado llegar a unas 54 ciudades de manera simultánea, permitiendo que las personas que residen fuera de la capital puedan formarse sin que ello implique más gastos que contar con acceso a internet y una computadora. Entre la primera y segunda convocatoria a la profesionalización en compras públicas se han matriculado un total de 2.683 personas, del sector público y privado, de las cuales 1.549 personas han culminado exitosamente el curso.
- Link:
https://www.dncp.edu.py/capvirtual/
https://www.contrataciones.gov.py/noticias/387.html https://www.contrataciones.gov.py/noticias/395.html https://www.contrataciones.gov.py/noticias/450.html https://www.contrataciones.gov.py/noticias/418.html https://www.abc.com.py/nacionales/2021/10/05/crean-instituto-tecnico-superior-de-compras-publicas/
https://drive.google.com/drive/folders/11LRCJurcE6L52s1bFRJOvhMHHCvi8l9F?usp=sharing
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